Bruk mest tid i forhandlinger på det som betyr mest

Hvis store deler av omsetningen i en virksomhet kommer fra kontrakter, er det ekstra viktig at kontraktene sikrer det utfallet man ønsker og forventer. Man kan sikre et forventet utfall på mange måter, og en god start er å sette av nok tid til å forhandle om de vilkårene som betyr mest i en kontrakt.

Rapport fra World Commerce & Contracting

En pekepinn på at det er lett å bruke tiden feil under forhandlinger, gis i rapporten Top Negotiated Terms 2020 fra World Commerce & Contracting. Rapporten er basert på omfattende spørreundersøkelser og inneholder en liste over de 30 mest forhandlede vilkår, satt opp mot de 30 viktigste og de 30 mest omtvistede vilkår.

Logisk sett burde man forvente at forhandlerne ville fokusert på vilkår de anser mest relevante for å sikre det beste utfallet av en kontrakt. Dataene viser imidlertid at dette ofte ikke forekommer, og at prioritet blir gitt til vilkår som håndterer konsekvenser av risiko, snarere enn vilkår som forebygger risiko.

"Rapporten viser altså overordnet at man i forhandlinger fokuserer mest på risiko og risikoallokering, ofte på bekostning av de forhold som forebygger risiko" – Per Anders Vaagenes, Partner.

Eksempelvis er ansvarsbegrensning i en kontrakt selvfølgelig viktig, men enda viktigere er nok de vilkår som bidrar til at man unngår å havne i problemer hvor ansvarsbegrensningen blir aktuell. Her er for eksempel beskrivelser av kontraktens omfang og partenes ansvar av stor betydning. En klar og omforent definisjon av hva som skal leveres for pengene, vil i større grad bidra til å sikre det forventede utfallet for begge parter, enn en tindrende klar ansvarsbegrensning for det tilfellet at man ikke leverer det avtalte.

Forhandlinger i IT-bransjen

Det er interessant å se at forhandlere i IT-bransjen tror at godkjennelse av leveransene er det området det vil knyttes flest tvister til, samtidig som nettopp dette tema ikke en gang er på topp 10-lista over forhold det brukes mest tid til å forhandle om. Tvist om scope, fakturering og betaling skiller seg også klart ut som forventede tvistetemaer, samtidig som dette havner et godt stykke ned på lista over forhold det forhandles mest om.

Det er videre verdt å merke seg at sikkerhet og personvern anses som særlige viktige områder i IT-bransjen. Dette er nok fordi mange etter hvert begynner å forstå og ikke minst erfare konsekvensene av manglende oppfyllelse av lovgivningen innen disse områdene.

Forhandlinger i offentlig sektor

Det kan ut fra dette virke som at forhandlinger i offentlig sektor generelt sett er ganske effektive. Det brukes mye tid under forhandlinger på de forhold som anses mest viktig og som det forventes flest tvister rundt.

Annet nyttig fra rapporten

Rapporten viser at det er forskjeller på kjøper- og selgersiden, og at kjøper og selger ikke alltid er like opptatt av de samme vilkårene. Dette gir potensiale for effektive forhandlinger.

Videre viser rapporten at advokater har en tendens til å fokusere mer snevert på typiske juridiske vilkår som ansvarsbegrensning, skadesløsholdelse, terminering av kontrakt og dagbøter, mens ikke-advokater fokuserer mer på scope, målsettinger og service levels. En mer tverrfaglig og koordinert innsats ledet av en erfaren forhandler kan derfor bidra til et bredere perspektiv som sikrer flere interesseområder.

En anbefaling fra rapporten å ta med seg, er å unngå posisjonsbaserte forhandlinger og ikke fastholde ethvert standardvilkår for enhver pris. Fokuser i stedet på åpenhet rundt hva som best sikrer partenes interesser og den verdi man ønsker å få ut av samarbeidet, og skreddersy kontrakten for dette formålet.

Rapporten peker også på at en av årsakene til at forhandlere ikke bruker mest tid på det de egentlig anser som viktigst, muligens kan være at forhandlere og spesialister innen kontrakt og innkjøp anser seg for å være i en preventiv rolle, hvor deres hovedoppgave er å beskytte virksomheten mot negative konsekvenser.

Hvis forhandlere heller ser på kontraktsforhandlinger som livsyklusforvaltning, det vil si kontrakten skal ikke bare inngås, men også forvaltes og vedlikeholdes i hele dens levetid, vil de kanskje i større grad lykkes med å få ut potensialet som forhandlere og kontraktene de forhandler.

En god kontrakt er nemlig bare god så lenge den følges opp riktig. Forhandlingsteamet må derfor sørge for en overføring av kontrakten til leveranseteamet, og kontraktseier må påse at det er gode rutiner og kompetanse forbundet med selve kontraktsoppfølgingen (contract management). Det gir liten mening å bruke endeløse timer på å forhandle frem en god kontrakt, for så å låse den bort i arkivet og kun ta den frem når noe går galt. På det tidspunktet er det gjerne for sent.

Oppsummering

I det store og hele handler det nok mye om kompetanse, tillit og gode relasjoner. Med dette på plass, er mye lagt til rette for effektive og relevante forhandlinger. Om dette ikke er på plass, bør man kanskje uansett tenke seg om en gang eller to før man binder seg til et langvarig samarbeid selv om kontrakten er lastet med aldri så mange våpen.